PIM software: 10 errori da non commettere nella valutazione

Come scegliere il PIM software migliore per la tua azienda

Se credi che nella tua azienda ci siano problemi di gestione delle informazioni di prodotto, ma non sai su quale base scegliere il giusto PIM software che possa aiutarti, allora questo articolo potrebbe darti dei giusti consigli per orientarti.

La scelta di un PIM software, se da un lato è una grandissima opportunità per il data manager, dall’altro è una scelta molto delicata in quanto implica le seguenti valutazioni:

  • quantità di utenti coinvolti nella redazione di contenuti
  • competenza degli stessi
  • ruolo del PIM all’impianto e le conseguenti prospettive future
  • relazione con base dati strutturate già disponibili
  • quali output deve gestire
  • quali pubblicazioni digital o cartacei deve produrre

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La scelta del giusto Product Information Management non può venire da un’unica area dell’azienda, ma coinvolge aspetti di usabilità, tecnologici, di pubblicazione che devono essere valutati di concerto da più ambiti aziendali: marketing, comunicazione, R&D, IT e commerciale.

1- Predominanza di un’area

Uno degli errori che spesso compromettono lo start up di un PIM è il dominio di un’area sull’altra. Disegnare progetti ideali e teorici è uno degli elementi più rischiosi nel processo di selezione di un PIM system.
Non è raro incontrare esperti di ERP che propongono di allargare al gestionale il ruolo di PIM, teoricamente accettabile, ma nella realtà impossibile.

2- Impianti molto strutturati

In genere i software più titolati soffrono di sindrome da complicazione. Un sistema originariamente semplice, che permette una buona user experience, rischia con il tempo, per effetto di integrazioni e personalizzazioni richieste degli utenti, di diventare rigido e complesso.
Tale caratteristica porta ad un impatto importante, a volte insostenibile, in termini di investimento. Potrebbe diventare un ostacolo per chi ne dovrebbe promuovere l’evoluzione.

3- Impatto d’apprendimento

Se vogliamo garantire una rivoluzione nella gestione e distribuzione delle informazioni di prodotto il PIM tool fa al caso nostro. La facilità nell’adozione da parte di un pubblico eterogeneo è il primo garante della trasformazione digitale che coinvolge aree e competenze diverse spesso non esperte di Data Base.

4- Mobilità

Le informazioni di prodotto sono contenuti organici che potenzialmente possono cambiare tutti i giorni per effetto di aggiornamenti, evoluzioni tecnologiche e mutate esigenze di mercato. Poter fruire delle informazioni di prodotto, sia in consultazione che scrittura, in ogni momento e luogo è garante di un allineamento naturale delle stesse. Non più post it, correzioni, integrazioni segnate sul vecchio catalogo per poi arrivare ad un momento in cui si cerca di fonderle tutte assieme per pubblicare la nuova edizione.
La scelta di un PIM in Cloud è il presupposto per una gestione smart delle informazioni.

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5- Software proprietario

Altro aspetto da non trascurare per la longevità di un Product Information Management è la possibilità di poter accedere al codice sorgente per le integrazioni. Tale disponibilità di condivisione permetterà di implementare relazioni da specialisti diversi in tempi diversi, senza subire la dipendenza dalla software house.
Dall’altro il sistema deve potersi adattare alle esigenze degli utenti attraverso configurazioni e non a interventi sul codice. L’utente stesso deve poter configurare la struttura del DB e le funzionalità a suo uso.

6- Troppe funzioni

Il mondo della gestione dei dati porta spesso a mille funzionalità satelliti attorno alle principali, con l’effetto tipico di complicarne l’uso.
In considerazione che un PIM tool spesso è in uso ad un pubblico eterogeneo non specializzato, è sempre conveniente uno strumento molto evoluto e friendly nelle funzioni che fanno l’80% del valore del PIM, rinunciare a sofisticati dettagli non limita l’impatto positivo dell’implementazione di un PIM in azienda.

7- Non gestire le lingue

Un aspetto che costringe spesso le aziende a dotarsi di un PIM software è proprio l’allargarsi della distribuzione. Ogni fruitore preferirebbe consultare un catalogo nella sue lingua, quando semplifichiamo la declinazione linguistica è solo perché non abbiamo gestito le informazioni. Risulta quindi fondamentale che il vostro PIM integri funzioni di controllo delle frasi e relative declinazioni linguistiche, che preveda già collettori con i principali software di traduzione assistita CAT tools e traduzione automatica.


8- Solo dati

Organizzare i dati non deve essere l’unica funzione di un PIM. Aggregare i vari dati di prodotto in una scheda da stampare è sicuramente l’approccio più ergonomico per un pubblico abituato a controllare le singole pagine del catalogo in fase di pubblicazione.
Il modulo di stampa è quindi un elemento di base per non costringere i redattori di contenuti a controllare solo uno sterile aggregato di informazioni su un form.

9- Ruoli e responsabilità individuale

Spesso una una gestione destrutturata delle informazioni di prodotto porta con sé errori di comunicazione. In tali processi gli autori interpretano, copiano e incollano, e spesso ci si dimentica dell’ultimo aggiornamento. Il PIM deve quindi avere la possibilità di condividere le informazioni, di attribuire ruoli e responsabilità, risolvendo alla base tutti gli elementi che creano tensione all’interno dell’azienda e spesso anche all’esterno quando distribuisco informazioni non corrette o aggiornate.

10- Comunicare come prima

Dotarsi di un PIM e continuare a comunicare temi di prodotti fra i collaboratori con e mail, stampe o chiamate, porta a non risolvere la distorsione nella comunicazione, sommato al fatto che poi la stessa va formalizzata, quindi scritta sul PIM.
Un PIM deve avere nativamente integrata una funzione di TAG e chat che parta direttamente dall’origine dell’informazioni oggetto di analisi.

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