Come scegliere il PIM per la tua azienda

Aggiornato a settembre 2026

Partiamo da una verità semplice: scegliere il PIM giusto per la tua azienda significa prima di tutto capire di cosa hai davvero bisogno. Non esiste una soluzione migliore in assoluto, ma quella più adatta ai prodotti che gestisci, alle persone che dovranno usarla e ai canali su cui devono arrivare le informazioni.

Prima di confrontare software e preventivi vari, quindi, conviene capire come circolano oggi i dati di prodotto e dove si creano rallentamenti, errori e lavoro manuale.

Prima di scegliere un PIM, guarda dentro la tua azienda

Dove nascono le informazioni di prodotto? Chi le modifica? In quanti sistemi sono distribuite? E soprattutto: quante volte vengono ricopiate, corrette o aggiornate a mano prima di arrivare al cliente?

Spesso una parte dei dati è nell’ERP, un’altra nel PDM, le traduzioni sono su Excel e altri contenuti restano distribuiti tra cartelle e reparti.

Anche quando tutto sembra abbastanza ordinato, aggiornare cataloghi, sito, e-commerce e altri canali può richiedere ancora molto lavoro manuale.

È da questi problemi concreti che dovrebbe partire la scelta di un PIM.

Cosa valutare per scegliere il PIM giusto

1. Usabilità

Il PIM verrà utilizzato da persone e reparti diversi: ufficio tecnico, marketing, commerciale, ricerca e sviluppo.

Per questo deve essere semplice. Se aggiornare una scheda richiede troppi passaggi, il rischio è ritrovarsi dopo qualche mese di nuovo con file Excel che girano via mail.

Durante una demo valuta quindi chiarezza dell’interfaccia, facilità di utilizzo, gestione di ruoli e permessi e velocità delle operazioni più frequenti.

2. Automazione e controllo delle informazioni

Uno degli obiettivi principali di un PIM è evitare di inserire più volte la stessa informazione.

Un buon sistema permette di aggiornare il dato alla fonte e riutilizzarlo per cataloghi, listini, schede tecniche, sito ed e-commerce.

Dovrebbe inoltre aiutarti a capire rapidamente se le informazioni sono complete e pronte per essere pubblicate, segnalando ad esempio campi mancanti, traduzioni incomplete o contenuti ancora da approvare.

3. Integrazione con i sistemi esistenti

Il PIM deve convivere con software già presenti in azienda: ERP, CRM, PLM, PDM, CMS, e-commerce.

Per questo è importante stabilire fin dall’inizio da quali sistemi riceverà i dati, dove dovrà distribuirli e quale software sarà responsabile di ciascuna informazione.

Un PIM ben integrato collega e rende più efficiente l’ecosistema esistente.

4. Scalabilità e lingue

Oggi potresti gestire 2.000 prodotti in un solo mercato. Domani potrebbero diventare 10.000, con più lingue, paesi e canali.

Il sistema deve permettere di far crescere catalogo e informazioni senza far crescere allo stesso ritmo il lavoro manuale.

Se lavori su più mercati valuta anche la gestione delle traduzioni e l’eventuale integrazione con strumenti CAT o sistemi di traduzione automatica.

5. Personalizzazione

Ogni settore gestisce informazioni diverse: quote e tolleranze nella meccanica, finiture e tessuti nell’arredamento, taglie e collezioni nella moda.

Verifica quindi quanto il PIM può adattarsi alla tua struttura attraverso attributi, categorie, workflow, ruoli, template e processi di pubblicazione personalizzabili.

Più il catalogo è articolato, più questo aspetto diventa importante.

6. Infrastruttura e costi reali

Non fermarti al costo della licenza.

Valuta anche configurazione, migrazione dei dati, integrazioni, personalizzazioni, formazione, manutenzione e assistenza.

Chiediti inoltre come vengono gestiti aggiornamenti, accessi di sedi e collaboratori e infrastruttura tecnologica. Sono aspetti meno visibili durante una demo, ma incidono molto sulla sostenibilità del progetto nel tempo.

Scegliere il PIM giusto: come confrontare le varie soluzioni

Una volta chiarite le tue esigenze puoi confrontare le alternative presenti sul mercato e utilizzare portali come Capterra per avere una prima panoramica.

Le demo, però, diventano davvero utili quando parti da un processo reale della tua azienda.

Ad esempio:

“Oggi riceviamo alcuni dati dall’ERP, li completiamo su Excel e poi aggiorniamo catalogo e sito. Come cambierebbe questo processo con il vostro PIM?”

È su casi concreti come questo che puoi capire davvero se una soluzione si adatta al tuo modo di lavorare.

Quali risultati aspettarsi da un PIM

Un PIM dovrebbe aiutarti a ridurre lavoro manuale, errori e tempi di aggiornamento, semplificando la gestione delle informazioni anche quando le tue esigenze mutano.

È anche il criterio con cui valutiamo ogni giorno On Page®: se la gestione dei dati non diventa più semplice e affidabile, la tecnologia da sola serve a poco. I nostri clienti lo utilizzano per raccogliere e organizzare le informazioni di prodotto e mantenerle aggiornate su cataloghi, listini, siti ed e-commerce, evitando molte delle correzioni e delle duplicazioni che prima rallentavano il lavoro.

Se una soluzione non produce miglioramenti concreti nei processi, probabilmente non è quella giusta per la tua azienda.

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