Martina Pizzutto
Aggiornato il 13 agosto 2026
Sei un’azienda che produce o commercializza migliaia di prodotti? Le informazioni necessarie per descriverli sono distribuite tra sistemi, documenti e reparti diversi?
In questo articolo vediamo che cos’è un PIM, come funziona e quale ruolo può avere nella gestione e nella distribuzione delle informazioni di prodotto.
PIM significa Product Information Management ed è un sistema utilizzato per centralizzare, organizzare, arricchire e distribuire le informazioni di prodotto. Un software PIM permette a marketing, vendite e ufficio tecnico di lavorare su una fonte condivisa e di pubblicare informazioni più coerenti su cataloghi, listini, schede tecniche, siti web, e-commerce e altri canali.
Le aziende utilizzano da tempo software per gestire attività amministrative, produttive e commerciali. Oggi è altrettanto necessario organizzare le informazioni con cui i prodotti vengono presentati e comunicati al mercato.
Questa esigenza non riguarda soltanto l’ordine interno. Informazioni corrette, strutturate e facilmente accessibili permettono di alimentare processi commerciali e di comunicazione più efficienti.
Quando manca una fonte centralizzata, il marketing dedica molte attività a controllare e allineare contenuti copiati in destinazioni differenti: cataloghi, listini, siti web, e-commerce, marketplace e documentazione in più lingue.
Il Product Information Management interviene in questo processo raccogliendo, organizzando e rendendo disponibili le informazioni di prodotto per i diversi canali di comunicazione e vendita.
Che cosa significa PIM?
L’acronimo PIM deriva da Product Information Management, che in italiano può essere tradotto come gestione delle informazioni di prodotto.
Con questa espressione si indica sia il metodo con cui un’azienda governa le informazioni relative ai propri prodotti sia il software utilizzato per centralizzarle e distribuirle.
Un sistema PIM può gestire, per esempio:
- codici e nomi dei prodotti;
- descrizioni commerciali;
- caratteristiche e attributi tecnici;
- famiglie, categorie e varianti;
- dimensioni, materiali e finiture;
- certificazioni e documentazione;
- immagini, disegni e altri contenuti multimediali;
- traduzioni e contenuti destinati ai diversi mercati;
- informazioni specifiche per siti, e-commerce e marketplace;
- relazioni tra prodotti, accessori e ricambi.
Il PIM crea una struttura condivisa che permette di riutilizzare le stesse informazioni nei diversi strumenti aziendali, adattandole quando necessario al mercato, alla lingua o al canale di destinazione.
Come funziona un software PIM?
Un PIM software riceve le informazioni dalle fonti utilizzate dall’azienda e le organizza secondo un modello condiviso.
Il processo può essere sintetizzato in quattro fasi:
- Raccolta: il PIM importa le informazioni disponibili nelle fonti aziendali.
- Organizzazione: prodotti, famiglie, varianti e attributi vengono strutturati secondo regole comuni.
- Arricchimento: i reparti autorizzati completano descrizioni, traduzioni, immagini e contenuti commerciali.
- Distribuzione: le informazioni vengono rese disponibili per cataloghi, listini, schede tecniche, siti web, e-commerce, marketplace e altri canali collegati.
Il software non si limita quindi a conservare informazioni. Supporta il loro aggiornamento, il controllo e il riutilizzo, riducendo le attività di copia e incolla tra destinazioni differenti.
Quando un’informazione viene modificata nella fonte centralizzata, può essere trasferita ai canali collegati attraverso flussi configurati e controllati. Tempi e modalità di pubblicazione dipendono dalle integrazioni e dalle regole definite dall’azienda.
Il ruolo del PIM all’interno dell’azienda
Può essere difficile comprendere quale sia la posizione corretta di un PIM system all’interno di un’organizzazione in cui le informazioni sono ancora gestite in modo frammentato.
Il PIM deve svolgere una funzione centrale rispetto agli strumenti utilizzati per comunicare il prodotto. Le informazioni non dovrebbero essere organizzate esclusivamente in funzione di un catalogo, di un sito o di un singolo marketplace.
Il sistema deve invece:
- dialogare con le fonti strutturate già presenti in azienda;
- rendere le informazioni accessibili agli autori coinvolti;
- mantenere separate le informazioni di prodotto dalla forma grafica assunta nei diversi canali;
- permettere di adattare i contenuti alle esigenze di mercati e destinazioni differenti;
- definire ruoli, permessi e responsabilità;
- supportare controlli e aggiornamenti nel tempo.
Marketing, vendite e ufficio tecnico utilizzano le stesse informazioni con obiettivi diversi. Il PIM offre una base condivisa, evitando che ogni reparto costruisca una propria versione del prodotto.
Chi utilizza il software PIM?
Il PIM è uno strumento trasversale, utilizzato da più reparti.
Marketing
Il marketing arricchisce le informazioni con descrizioni, benefici, immagini, traduzioni e contenuti destinati ai diversi canali. Può lavorare con maggiore autonomia senza dover ricostruire ogni volta le caratteristiche dei prodotti.
Ufficio tecnico
L’ufficio tecnico contribuisce alla correttezza di attributi, misure, materiali, configurazioni, certificazioni e altra documentazione tecnica. Può verificare le informazioni prima che vengano distribuite.
Reparto commerciale
Vendite, agenti e distributori hanno bisogno di informazioni aggiornate e coerenti per rispondere ai clienti, preparare offerte e consultare la documentazione disponibile.
La condivisione di una fonte comune riduce i passaggi tra reparti e rende più chiaro chi deve inserire, controllare o approvare ciascuna informazione.
Perché l’adottabilità del PIM è importante?
Oltre alla posizione del PIM nell’infrastruttura aziendale, un aspetto determinante è la sua adottabilità.
Il sistema deve poter essere utilizzato anche da persone che non possiedono competenze specialistiche nella gestione dei database. Un software ricco di funzionalità ma difficile da utilizzare rischia di non entrare realmente nei processi quotidiani.
L’adozione dipende da diversi elementi:
- semplicità dell’interfaccia;
- chiarezza dei ruoli;
- formazione degli utenti;
- qualità della struttura iniziale;
- corrispondenza con i processi aziendali;
- supporto durante l’implementazione;
- definizione delle responsabilità sulle informazioni.
L’introduzione di un PIM richiede quindi sia una scelta tecnologica sia un lavoro organizzativo. I reparti devono comprendere come utilizzare il sistema e quale contributo fornire al mantenimento delle informazioni.
Quali vantaggi offre un Product Information Management?
Centralizzare le informazioni di prodotto permette di migliorare diversi processi aziendali.
Tra i principali benefici:
- minori attività manuali di copia e aggiornamento;
- maggiore coerenza tra cataloghi, listini e canali digitali;
- collaborazione più ordinata tra marketing, vendite e ufficio tecnico;
- gestione più semplice di migliaia di prodotti e varianti;
- maggiore controllo su traduzioni e contenuti destinati ai diversi mercati;
- aggiornamento più rapido della documentazione;
- riutilizzo delle stesse informazioni in più canali;
- maggiore disponibilità di informazioni strutturate per applicazioni basate sull’intelligenza artificiale.
Informazioni centralizzate e ben organizzate permettono inoltre all’azienda di anticipare nuove esigenze di pubblicazione, senza dover ricostruire ogni volta il proprio patrimonio informativo.
Quando serve un software PIM?
Un’azienda può iniziare a valutare un PIM quando si presentano alcune condizioni ricorrenti:
- gestisce molti prodotti, varianti o attributi tecnici;
- pubblica le informazioni in più lingue;
- utilizza diversi canali di comunicazione e vendita;
- aggiorna frequentemente cataloghi, listini o schede tecniche;
- marketing, vendite e ufficio tecnico lavorano su versioni differenti;
- le informazioni sono frammentate tra più sistemi e documenti;
- l’introduzione di un nuovo prodotto richiede numerosi passaggi manuali;
- agenti e distributori ricevono informazioni non sempre aggiornate;
- l’azienda vuole utilizzare le informazioni anche per automazioni e applicazioni AI.
La necessità di un PIM non dipende soltanto dal numero di prodotti. Anche un catalogo più contenuto può avere una struttura complessa, numerose varianti, molti mercati o frequenti aggiornamenti.
PIM, DAM ed ERP: quali sono le differenze?
PIM, DAM ed ERP svolgono funzioni differenti e possono lavorare insieme.
- Il PIM organizza, arricchisce e distribuisce le informazioni di prodotto utilizzate nella comunicazione e nella vendita.
- Il DAM, Digital Asset Management, gestisce immagini, video, disegni, documenti e altri contenuti multimediali.
- L’ERP gestisce processi e informazioni operative come anagrafiche, ordini, disponibilità e attività amministrative.
Il PIM può ricevere informazioni dalle fonti aziendali, arricchirle per la comunicazione e renderle disponibili ai canali di destinazione. Il DAM collega invece ai prodotti i contenuti multimediali corretti.
Per approfondire, leggi il nostro articolo sulle funzionalità e differenze tra PIM e DAM.
On Page®: il PIM per gestire le informazioni di prodotto
On Page® centralizza e organizza le informazioni di prodotto, permettendo ai reparti coinvolti di lavorare su una fonte condivisa.
Le informazioni possono essere arricchite, controllate e utilizzate per alimentare:
- cataloghi e listini;
- schede tecniche e schede prodotto;
- siti web ed e-commerce;
- marketplace;
- documentazione commerciale;
- strumenti destinati ad agenti e distributori.
On Page® integra inoltre funzionalità DAM per collegare immagini e altri contenuti multimediali ai prodotti. Attraverso il Builder è possibile generare schede tecniche, schede prodotto, listini e altra documentazione partendo dalle informazioni presenti nella piattaforma.
In questo modo, le informazioni non rimangono isolate nei singoli documenti, ma diventano un patrimonio condiviso e riutilizzabile dall’azienda.
Conclusioni
Il significato di PIM va oltre la semplice definizione di un software. Il Product Information Management introduce un metodo condiviso per organizzare, controllare e distribuire le informazioni con cui l’azienda presenta i propri prodotti al mercato.
Quando marketing, vendite e ufficio tecnico lavorano sulla stessa fonte, diminuiscono gli aggiornamenti ripetuti e diventa più semplice mantenere coerenza tra documentazione e canali digitali.
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Domande frequenti sul PIM
Che cosa significa PIM?
PIM significa Product Information Management, ovvero gestione delle informazioni di prodotto. Indica sia il processo organizzativo sia il software utilizzato per centralizzare, arricchire e distribuire queste informazioni.
Che cos’è un PIM software?
Un PIM software è una piattaforma che raccoglie e organizza descrizioni, attributi, varianti, traduzioni, immagini e altre informazioni relative ai prodotti, rendendole disponibili ai reparti e ai canali autorizzati.
A cosa serve il Product Information Management?
Serve a ridurre la frammentazione delle informazioni, migliorare la collaborazione tra reparti e mantenere maggiore coerenza tra cataloghi, listini, schede tecniche, siti, e-commerce e marketplace.
Quali aziende hanno bisogno di un PIM?
Il PIM è particolarmente utile alle aziende che gestiscono numerosi prodotti, varianti, attributi, lingue o canali. È indicato anche quando gli aggiornamenti richiedono molti passaggi manuali tra marketing, vendite e ufficio tecnico.
Il PIM sostituisce gli altri sistemi aziendali?
Il PIM non deve necessariamente sostituire gli altri sistemi. Può collegarsi alle fonti aziendali, ricevere informazioni e arricchirle per la comunicazione, la documentazione e i canali di vendita.
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